Verifikationsregistrering – FAQ

Kan jag växla mellan gamla och nya moduler?
Vi rekommenderar att inte göra det, då den nya och gamla modulen är utvecklat på två helt olika tekniska plattformar. Verifikationer som är under flöde i de gamla modulerna kommer inte vara synliga och tillgängliga i de nya. Vi rekommenderar att man antingen arbetar i de nya eller i de gamla modulerna.

Kan man ändra epostadressen till Mottaget så den blir enklare? Ett exempel är om man har en adress ex 559536641038543@voucher.24sevenoffice.com och önskar hellre en adress som till exempelvis är faktura@domän.se. Alla leverantörsfakturor som går till den adnressen skickas då vidare till Mottaget för vidare behandling. Detta är speciellt användbart om man ger ut en epostadress till en leverantör som ska skicka fakturan direkt till denna adress.
Man kan inte ändra epostadressen i Mottaget. Men om man äger en annan epostadress som man vill använda, så är det inget som hindrar att man gör en vidaresändning från den epostadressen till scanningsmailadressen i Mottaget. Detta är i såfall något som kunden sätter upp själv.

Jag får inte mina inscannade underlag att komma fram.
Här är några punkter som är viktiga för oss att veta när vi ska felsöka och se varför de inscannade bilagerna inte kommer fram.

  • Till vilken klient skickar ni till?
  • Använder ni gamla Preregistrering eller det nya Mottaget?
  • Till vilken scanningsmailadress skickar ni till?
  • I vilket format skickar ni, tiff, pdf eller något annat?
  • Använder du mac eller pc?
  • Har ni kvitteringsID?
  • Kan ni skicka hit filen som ni försöker sända in?

Jag får inget KvitteringsID på de bilager som jag skickar in till Mottaget.
Ett KvitteringsID skickas tillbaka till den mailadress som bilagerna kom ifrån. Om du skickar direkt från scannern får du ta reda på vilken mailadress som scannern skickar ifrån och lägga in den adressen i din Inbox.

När jag scannar in ett bilaga och skickar in underlaget från scannern så fungerar det inte, men när jag scannar in och skickar filen till min dator och därifrån till Mottaget så fungerar det.
Vi har sett att det är några scanner som skickar in bilder i format som vi inte stödjer. Om man upplever att detta kan vara problemet, så är det ett tips att prova med att konfigura scannern till att skicka in bilden i ett annat bildformat. Du kan också skicka filen till oss så får vi titta på den.

Jag har scannat in flera underlag samtidigt, och inne i Mottaget kommer de upp som en bunt med ett gem på. Det är flera olika underlag och ska inte sitta ihop. Hur gör jag för att dela på de?
Markera de inskannade underlag som är grupperade, och tryck på Dela-knappen. Då kommer de sidorna att lägga sig var för sig.

Jag har råkat maila in underlaget upp och ned. Finns det någon möjlighet till att rotera bilden i Mottaget?
Ja det går att rotera underlaget. I Mottaget i bilden till höger finns det längst upp till höger en liten böjd pil, om man klickar på den så roterar bilden i 90 grader.

Jag har flera olika stämpelnummerserier. Hur hanterar jag det i Mottaget?
I fältet där man skriver in stämpelnummer, skriver du in det önskade stämpelnumret och sedan väljer vilket underlag som ska ha det stämpelnumret genom att dra ner underlaget till den nedre delen.

Hur ser jag vilka stämpelnummer som är lediga?
Den gula symbolen med ett förstoringsglas på visar vilka stämpelnummer som är lediga. Här kan man också klicka på den första lediga stämpelnummret i serien så läggs den automatiskt i stämpelnummerfältet.

Jag hittar inte vissa stämpelnummer, de verkar vara borta.
Det kan hända att konverteringen från gamla moduler till nya moduler har skett precis efter att ett underlag har skickats iväg till godkänning i den gamla modulen. Då finns det stor chans att de fortfarande ligger kvar i den gamla godkänningsmodulen. Ni får gå över till gammal modul och “tömma” den och sedan konvertera över till nya moduler igen.

Hur gör jag om jag vill lägga till en sida till, till ett stämpelnummer?
Gå till Mottaget. Sök upp stämpelnummret. Dra ner fakturan till den nedre delen. Då har den en grön ram runt sig som visar att den är Klar från Mottaget och har gått vidare. Leta reda på det bilaget du vill lägga till i Inboxen eller Tilldelade sidor. Dra ner den under det första sidan på den nedre delen av fönstret. Tryck sedan Klar.

Kan jag ändra på datan som läggs in i Mottaget?
Ja, man har möjlighet att ändra på metadatan i Godkänningsmodulen fram till den är konterad i Bokföringsmodulen. När den har blivit konterad, har man inte möjlighet att ändra på den.

Hur tar jag bort inskannade underlag under Tilldelade sidor?
Dra den inskannade underlaget som du vill ta bort stämpelnummer till den nedre delen, på varje sida kommer det att finnas en liten rött kryss. Klicka på det röda krysset, underlaget flyttas då till inboxet i modulen Mottag. När underlaget ligger på inboxen kan man ange ett nytt stämpelnummer eller radera underlaget. Observera att man inte kan ta bort sidor som har skickats vidare från Mottaget, trots att man kan se dessa i listan.

Varför finns det två Kommentarsfält och vad betyder de?
Det kommentarsfältet som är placerad under verifikationsinformationen är en kommentar till själva underlaget/verifikationen och till bokföringen/redovisningen. Den kommentar som är placerad under godkänningslistan är en kommentar som är kopplad till godkänningen och till godkännaren.

Jag skulle vilja att den inskannade underlaget gick ut för godkänning till flera personer samtidigt. Går det?
Det gör man genom att gå till godkänningslistan och markera ikonen med två personer på. Då kommer det upp en gul mapp där det står Parallell. Markera mappen och lägg till godkännare med hjälp av godkänningslistan i rullgardinsmenyn som finns längst upp i godkänningslistan. Dessa personer som ligger i mappen Parallell, kommer nu att få de inskannade underlaget för godkänning samtidigt, och det spelar ingen roll i vilken ordning de godkänner, men det krävs att alla godkänner innan underlaget kan bokföras.

Jag skulle vilja att den inskannade underlaget gick ut för godkänning till flera personer samtidigt. Går det?
Ja det går. Gå till godkänningslistan och markera ikonen med två personer på. Då kommer det upp en gul mapp där det står Parallell på. Markera ikonen med två personer igen och lägg till så kommer det upp en gul mapp där det står Minst en (At least). Markera Minst en-mappen och lägg till godkännare med hjälp av godkänningslistan i rullgardinsmenyn som finns längst upp i godkänningslistan. Dessa personer som ligger i mappen Minst en, kommer nu att få bilaget för godkänning samtidigt, och det krävs att bara en av de som ligger under den mappen godkänner för att bilaget ska kunna bokföras. Först till kvarn-principen.

Min godkänningsknapp är grå och jag kan inte godkänna bilaget.
Med all sannolikhet så saknas det rättigheter. Kontakta din administratör som kontaktar vår kundservice för att lägga på godkänningsrättigheterna.

Finns det någon möjlighet att styra så en godkännare enbart ser sina egna verifikationer och inte samtliga verifikationer på företaget?
Ja, det går att lägga in en rättighet så att en godkännare enbart ser de verifikationer som är lagda på just den personen “Mina” och dölja de andra visningarna/statusen.

Våra godkännare får inte upp underlaget som de ska godkänna, vart har de tagit vägen?
Dubbelkolla och se om den som ska godkänna har fått rättigheterna till att godkänna. Be din administratör kontakta oss så lägger vi på godkänningsrättigheter på den person som ska godkänna.

Jag har godkänt bilaget men den hamnar inte under specialmappen Mina verifikationer.
För att bilaget ska hamna i specialmapparna Godkända verifikationer, Underkända verifikationer eller Mina verifikationer måste verifikationen vara konterad och prebokförd av den första godkännaren, därefter hamnar den i specialmappen till nästa person på listan som ska godkänna.

Kan jag ändra på en bilaga som har hamnat i specialmappen Godkända verifikationer?
Det är inte möjligt att ändra denna då den är godkänd och klar för att bokföras. Om man ändå vill ha möjligheten att ändra, så kan du lägga på dig själv som godkännare som sista person.

Jag skulle behöva kontera och bokföra på en raderad kund.
Det kan man göra i Bokföringsmodulen och använda dubbelplus (++) för att söka upp en raderad kund eller dubbelminus (–) för att söka en raderad leverantör”

Varför finns inte Kontering med bland de nya modulerna och i menyn till vänster?
Samma sak som du tidigare gjorde i Konteringsmodulen kan du istället göra i Bokföringsmodulen. Vi har tagit bort ett steg för att effektivisera processen och på så sätt slipper man att förhålla sig till flera olika skärmbilder och moduler.