Nu kan du attestera fakturor i din Mobil!

24SevenOffice laserar nu “attestering” med notifiering på mobilen. En tjänst som gör det enkelt att attestera fakuror när som helst. Här ger vi en inblick i några av de möjligheter som finns runt attestering och processtöd i systemet, liksom några exempel på attestering från din mobil.

Full kontroll på inkommande fakturor

Att hålla full kontroll på alla verifikationer och fakturor som kommer in är för många företag en utmaning. Hur ska man se till att projekledaren kommer åt  “sina” fakturor för attestering, eller att chefer automatiskt ska godkänna fakturor över en viss gräns? Genom att sätta regler för attestering i 24SevenOffice underlättas detta.

Genom att effektiva processer för attestering finns i systemet elimineras i stort sett oönskade påminnelser och avgifter för inkommande fakturor.

Hantera dina löpande ärenden från mobilen

Med 24SevenOffice nya attesteringfunktion i mobilen är det mycket lätt för företagets anställda att attestera fakturor löpande oavsett var de befinner sig. Alla företagets ansvariga “tar emot påminnelser” på telefonen varje morgon och eftermiddag om underlag som väntar på godkännande. Från mobilen kan de snabbt och enkelt lägga till projekt, avdelning och eventuella kommentarer på underlaget, vilket underlättar godkännandeflödet och gör det effektiv.

Kommunikation via “anslagstavla”

Många företag använder en redovisningsbyrå. I 24SevenOffice jobbar redovisningsbyrå och klient i samma system och kan dela arbetsuppgifterna mellan sig.

Ett vanligt arbetsflöde är inkommande fakturor som skickas till systemet som elektronisk faktura (EHF) eller som en PDF via e-post. Redovisningansvarig förregistrerar och kontrollerar alla inkommande underlag för att sedan starta processen för attestering vilket kan göras från dator, surfplatta eller mobil.

Utöver påminnelse om attestering erbjuder 24SevenOffice nu också en “anslagstavla” med information på mobilen. Genom denna kan t.ex. kund och redovisningsassistenten kommunicera effektivt. Redovisningsassistent kan låta kunden veta att en rapport är klar och kunden kommer att få omedelbar notifiering om detta på sin mobil.

Funktionsrik och flexibel

Utöver notifiering på mobilen kan man också få påminnelse till sin e-post. Användarna har också full kontroll över alla underlag som väntar på godkännande via Dashboarden inne i 24SevenOffice.

Från skrivbordet kan kunden effektivt lägga till utgiftskonto, projekt, avdelning, ev. kommentarer eller lägga till fler “attesterare”. Alternativt kan kunden kontrollera konteringen som redovisningsekonomen har gjort samt kommentera och ändra. Det finns två möjligheter till kommentarer:  Den ena visas i de finansiella rapporterna och den andra visas för de som ska godkänna fakturan och redovisningsekonomen.

När fakturorna är godkända blir de bokförda av redovisningsassistenten eller bolagets ekonomiavdelning och upplagd för betalning.

Att konfigurera process och regler för attestering

Vissa underlag skall godkännas av flera anställda i bolaget, medans andra för exempelvis projekt skall gå direkt till projektledaren.

I  24SevenOffice kan en process sättas upp med regler för attestering. Attesteringregler kan baseras på belopp, projekt, dimensioner och fasta attesterare. Det är möjligt att inrätta en kombination av olika typer av regler för attestering av underlag.

Exempel på attesteringsregler

  • VD skall godkänna alla underlag
  • VD måste godkänna allt som har ett högre belopp än t.ex. 20000 kr
  • Projektledaren skall godkänna alla verifikationer kopplat till projektet
  • VD skall godkänna underlag först och därefter redovisningsassistenten
  • Två personer måste godkänna underlag i viss ordning
  • Avdelningsansvarig måste alltid godkänna avdelningens underlag

En person som fått en faktura för attestering  kan vid behov vidarebefordra den till annan inom företaget för attestering. Det är också möjligt att ogiltigförklara en faktura om den inte är korrekt.

Målet med 24SevenOffice attesteringsmodul är att ge en funktionsrik och användarvänlig lösning för den professionella användaren. Här behöver en medarbetare bara ta ställning  till vad som är relevant för hans eller hennes del när man ska godkänna ett dokument från den enhet som man föredrar för tillfället.