Mottag

1. Kom igång med Mottag
För att kunna använda sig av modulen ”Mottag” måste man först aktivera den inne i modulen, detta görs genom att klicka på ”Aktivera scanningsmail” (se röd ring), man får då automatisk en e-postadress som ska användas för att skicka in de inskannade bilagor. Exempel på scanningsmailadress: 403225123882293@voucher.24sevenoffice.com. Man kan skicka in bilagorna/fakturorna i flera bildformat som t.ex. jpg, tiff, pdf, gif, även användning av EHF filer stöttas. Filerna sänds direkt till epostadressen och kommer automatisk att komma upp i modulen utan att behöva laddas ned från någon epostkonto.

2. Översikt i Mottag
Visningen av Mottag kan delas in i två delar där den översta delen visar bilagor/fakturor som är inskannade (blå ram på bilden under), men ännu inte bearbetade och vidareskickade till ”Godkänningeller Bokföring”.

Den nedersta delen visar information som avser den aktuella bilagan/fakturan som ligger för behandling (röd ram på bilden under).

2.1 Övre delen av Mottag

Allra överst på bilden finns det en menylinje som styr vad som visas i övre delen av bilden. De är uppdelade i fyra grupper. Längs till höger ser man vilken epostadress som man ska skanna sina bilagor/fakturor till.

Första gruppen består av Inbox och Tilldelade sidor

Inbox; visar vad som är inskannat men som inte har fått ett stämpelnummer.

Tilldelade sidor; visar vad som är inskannat och som har fått ett stämpelnummer, men som ännu inte blivit behandlad och vidaresent till ”Godkänning” eller ”Bokföring”.

För att navigera mellan Inbox och Tilldelade sidor används CTRL + Alt + I.

Andra gruppen består av Uppdatera, Dela och Radera och används för hantering av bilagor som finns i Mottag.

Uppdatera; används för att ladda ner det som blivit sänt till Mottag men som ännu inte visats i översikten.

Dela; används för att separera bilagor/fakturor som blivit ihopkopplade med samma stämpelnummer. Ihopkopplade bilagor/fakturor visas genom att det är ett gem i högra hörnet i antingen Inbox eller Tilldelade sidor. ”Dela” aktiveras när bilagorna/fakturorna som man vill sära på befinner sig i Inboxen.

Radera; används för att permanent radera den eller de markerade bilagor/fakturor som inte har tilldelats ett stämpelnummer. Enklast och snabbast är att använda DELETE knappen.

Tredje gruppen består av Extern visning, Inställningar och Skriv ut och används för att göra personliga preferenser gällande modulen Mottag.

Extern visning; används när man arbetar med två skärmar och man vill ha den inskannade bilagan/fakturan i en egen skärm.

Inställningar; här markerar man om man vill att ”Automatisk textslutförande” ska vara aktiverad, om ”Godkänning” delen ska vara synlig och om man vill att det ska skicks en ”Godkänningsmeddelande” per epost.

Skriv ut; används för att skriva ut aktuell bilagan/fakturan.

Fjärde gruppen består av fyra pilar som från vänster till höger står för följande:

  • Gå till första bilaga/fakturan i listan (Snabbkommando: HOME)
  • Gå till förra bilagan/fakturan i lista (Snabbkommando: Pil vänster)
  • Gå till nästa bilaga/fakturan i listan (Snabbkommando: Pil höger)
  • Gå till sista bilagan/fakturan i listan (Snabbkommando: END)

När man har markerat en inskannad bilaga/faktura kan man hoppa fram och tillbaks fem bilagor/fakturor med hjälp av snabbkommando CTRL + Pil höger/vänster.

2.2 Nedre delen av Mottag
Den nedre delen av Mottag består av Stämpelnummer, Sidor, Verifikationsinformation, Godkänningslista och Bildvisning.

För att få ner en bilaga/faktura till nedra delen av Mottag dvs. lägga den för behandling, markerar man den och klickar på ENTER. Detta kan göras båda när bilagan/fakturan är på Inbox och Tilldelade sidor. Om det är flera sidor som ska läggas ihop är det bara att klicka på ENTER när nästa sida är markerad tills man har fått med alla sidor. Observera att ordningsföljet på sidorna bestäms utifrån den ordning man har valt att lägga till dem. Om man vill att alla sidor som tillhör ett stämpelnummer ska vara ihop länkade redan vid skanningen kan man göra det genom att lägga in en blank sida efter sista sidan som ska länkas ihop och nästa stämpelnummer. De sidor som är ihop länkade på detta sätt kommer att synas med ett gem på högra sidan, se bild nedan.

2.2.1 Stämpelnummer
Innan man markerar en bilaga/faktura och flyttar den till nedre delen av Mottagsbilden så måste vi ange vilket stämpelnummer den ska ha. Detta görs antingen genom att klicka sig in på fältet för stämpelnummer, markera talet som står skrivet och överskrida den med rätt stämpelnummer eller genom att använda pilarna upp och ner för att komma till det aktuella stämpelnumret.

Man kan även använda sig av snabbkommandot SHIFT + pil upp/ner för att söka upp rätt stämpelnummer.

Genom att klicka på nummerikonen (#) får man upp nästa lediga stämpelnummer i nummerserien som man arbetar med. Om man önskar att se vilka stämpelnummer som är lediga sen tidigare i stämpelnummerserien klickar man på ikonen som ser ut som en förstoringsglas, då får man fram en lista med alla serier/lediga stämpelnummer som finns upplagda för aktuell kund.

2.2.2 Sidor/ Bildvisning

Under ”Sidor” ser man sidan/sidorna som är valt för den aktuella stämpelnummeret, den blå fyrkanten visar vilken del av sidan som visas till höger i bildvisningen. För att navigera i bildvisningen kan man antingen göra det genom att dra den blå fyrkanten upp och ner eller genom att använda Page Up och Page Down.

Om man felaktigt har lagt till en bilaga/faktura på ett stämpelnummer kan man enkelt ta bort den genom att klicka på det röda krysset i högra hörnet på bilagan/fakturan.

Bildvisningen visar om man befinner sig på nedra eller övre delen av Mottag genom pilen (se röd ring). Första bilden visar att man befinner sig på nedra delen av Mottag, medans bild nummer två visar att man befinner sig i övre delen av Mottag.

Om man har skannat in en sida i fel riktning kan man enkelt rotera den rätt genom att klicka på pilen överst i högra hörnet på bildvisningen, se bild nedan

Om man skulle behöva skicka bilagan/fakturan per mail kan man göra det genom att klicka på mail ikonen, (se bild ovan) som finns överst i högra hörnet på bildvisningen bredvid pilen. En Pop Up fönster dyker upp och här anger man mailadress och skriver meddelande som man vill skicka med.

2.2.3 Verifikationsinformation
Under verifikationsinformation anger man den information som avser den inskannade underlaget, denna information kommer automatisk upp genom OCR tolkning om inte informationen kommer upp automatisk kan man ange detta manuellt.

För att navigera sig till verifikationsinformationen kan man göra det genom att klicka på en av bilagorna/fakturorna som är lagd för behandling eller genom att använda snabbkommandon SHIFT+ENTER.

För att enkel navigering mellan fälten i verifikationsinformation kan man använda Tab för att komma till nästa fält och Shift + Tab för att gå till föregående fält.

Verifikationsinformationen består av olika fält, de som styr vilka fält som är tillgänliga bestäms av Typ, det finns två typer; Ingående faktura och Annat.

Ingående faktura

Bankkonto; hämtas automatiskt från den inskannade bilagan/fakturan.

Leverantörsnummer; hämtas automatiskt upp från CRM:et när det finns ett leverantörsnamn angivet.

Leverantör; hämtas automatiskt upp om bankkontonumret matchar med en leverantör i CRM. Om det inte finns någon som matchar på bankgironumret görs det också en sökning i CRM baserat på organisationsnumret på fakturan.

Debet och Kredit; hämtas från CRM: et som man anger på fliken Inställningar. Om systemet inte hittar en träff på leverantör så kommer denna information inte fyllas i automatiskt.

Fakturanummer; hämtas automatiskt upp från den inskannade bilagan/fakturan.

Fakturadatum; hämtas automatiskt upp från den inskannade bilagan/fakturan.

Förfallodatum; hämtas automatiskt upp från den inskannade bilagan/fakturan, om det inte finns något förfallodatum kommer det hämtas upp från inställningar i CRM: et.

Belopp; hämtas automatiskt upp från den inskannade bilagan/fakturan.

Valuta; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med de valutor som finns upplagda i systemet. Om valutan man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in den i systemet. Detta görs under Ekonomi- Bokföring- Valuta.

OCR; hämtas upp automatiskt från den inskannade bilaga/fakturan.

Avdelning; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med de avdelningar som finns upplagda i systemet. Om avdelningen man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in den i systemet innan man kan använda den. Detta görs under Administration – Inställningar – Ekonomi – Avdelningar.

Projekt; måste väljas manuellt. Genom att klicka på pilen får man upp en lista med alla projekt som finns upplagda i systemet. Man kan även börja skriva in namnet på projektet eller projektnummer så får man upp förslag. Om projektet man vill ange inte finns med på listan måste man först lägga in den i systemet innan man kan använda den. Detta görs under Projektmodulen.

Kommentar; texten som skrivs här kommer som kommentar till verifikationen.

Annat
Används när man skannar in t.ex. bokföringsorder, bankbetalningar, kvitton osv.

Verifikationsdatum; måste anges manuellt och är de datum man vill att bilagan ska bokföras på.

Belopp; systemet försöker ange detta annars måste man ange de manuellt, om bilagan har flera belopp är det enklast att lämna denna blankt.

Kommentar; texten som skrivs här kommer som kommentar till verifikationen.

2.3 Godkänningslista
Denna används när man ska skicka vidare bilagan/fakturan för attest. Det finns flera olika sätt att lägga upp en godkänningslista och man kan kombinera flera olika alternativ, nedan går vi igenom de olika möjligheter som finns.

Om man inte använder sig av attestering av bilaga/faktura kan man välja bort denna visning, detta görs i övre delen av Mottag under Inställningar.

Under godkänningslista kan man lägga in en eller flera personer som ska attestera en bilaga/faktura. För att lägga till en person görs det genom att klicka på pilen (se röd ring), man får då upp en lista på alla personer som har tillgång till systemet. Man kan även börja med att skriva namnet på personen så att man får en lista med förslag och sedan välja personen som ska attestera. När man har valt personen klickar man på ikonen som föreställer en person och ett plustecken för att lägga till personen till godkänningslistan. Ordningsföljden på godkänningslistan innebär att den första personen i listan måste attestera bilagan/fakturan innan nästa person på listan har möjlighet att attestera. För att ta bort en person från godkänningslistan görs det genom att klicka på personen i listan och därefter klicka på ikonen med en person och en stoppskylt.

2.3.1 Parallell – godkänning

Om det är flera personer som ska attestera bilagan/fakturan utan någon speciell ordningsföljd på vem som attesterar först kan man göra detta genom att använda sig av att klicka på ikonen med två personer och ett plustecken. Man får då upp en mapp där det står ”Parallell”, för att lägga in personer som ska attestera klickar man på mappen och sedan söker upp personen och lägger till med ikonen som föreställer en person med plustecken.

2.3.2 Minst en – godkänning

Om det finns flera personer som ska attestera en bilaga/faktura men det räcker med att en av dessa personer attestera kan man göra det genom att klicka på ikonen med två personer och ett plustecken för att få upp mappen ”Parallell”, därefter klickar man på samma ikon igen för att får upp en mapp som heter ”Minst en”.

Markera mappen och sedan söker man upp personen och lägger till den i godkänningslistan genom att klicka på ikonen som föreställer en person med plustecken.

Genom att göra detta behöver bara en av personer attestera för att bilagan/ fakturan ska gå vidare till nästa person i listan eller gå vidare till verifikationsregistreringen.

2.4 Mottagsavslutningen
Innan bilagan/fakturan skickas vidare till nästa steg kan man skriva en kommentar, detta görs i fältet som finns nederst i bilden. Kommentaren som skrivs syns endast för personen/personerna som ska attestera bilagan/fakturan. När man är klar med behandlingen av bilagan/fakturan skickar man den vidare till nästa steg som är antingen ”Godkänning” eller ”Verifikationsregistering” genom att klicka på den gröna bocken (Klar) längs ner under godkänningslistan, alternativ att använda sig av snabbkommandon Ctrl + Alt + Enter.

Arkiv
När man klickar på pilen efter Klar får man fram en val som heter Arkiv, detta ger en möjlighet att arkivera en bilaga/faktura så att man kan söka upp den senare utan att behöva bokföra den. Man ser på ett bilaga/faktura att den är arkiverad eftersom den har en rosa färg i stämpelnummerfältet.

2.5 Arbetsgång i Mottag

  1. Skanna in bilagor/fakturor till den epostadress som finns i modulen Mottag.
  2. Om inte bilagorna/fakturorna har kommit upp automatisk när ni går in i modulen Mottag så klicka på ikonen uppdatera för att ladda ner dessa.
  3. Här kan man välja att endast tilldela stämpelnummer till bilagorna/fakturorna så att de hamnar under Tilldelade sidor och där behandla bilagorna/fakturorna eller att behandla dessa på en gång i samband med att man tilldelar stämpelnummer.
  4. Stämpelnummer tilldelas genom att skriva in numret i fältet eller att söka upp den genom att använda pilarna upp och ner. När man har skrivit in rätt stämpelnummer drar man ner bilagan/fakturan till nedre delen av bilden. Nu har bilagan/fakturan tilldelats ett stämpelnummer.
  5. Nu kan man börja med att ange verifikationsinformationen. Om informationen inte kommer upp automatisk måste man ange de själv. Om man inte vill att systemet ska ge förslag på metadata så kan man avaktivera den funktionen under Inställningar
  6. Ange godkänningslista. Lägg till de personer som ska attestara och lägg in vilken atteststuktur man ska ha.
  7. Skicka bilagan/fakturan vidare till nästa modul som kan var ”Godkänning” om bilagan/fakturan ska attesteras eller ”Verifikationsregistering” om den inte ska attestera eller om den ska konteras innan attest.

2.6 Snabbkommandon

Snabbkommandon bilagsmottag

Snabbkommando Funktion
Ctrl + Alt + I Ändra visning mellan Inbox och Fördelade sidor
Home Gå till första bilagan
Vänster piltangent Gå till förra bilagan
Höger piltangent Gå till nästa bilaga
End Gå till sista bilagan
Shift + vänster piltangent Gå fem bilagor tillbaka
Shift + höger piltangent Gå fem bilagor framåt
Enter Lägger till den markerade bilagan i Sidor
Delete Raderar den markerade bilagan
Shift + piltangent upp Sätt stämpelnummer till ett nummer upp ifrån vad som står i fältet
Shift + piltangent ned Sätt stämpelnummer till ett nummer ned ifrån vad som står i fältet
Shift + Enter Navigera mellan övre och nedre sidan av bilagan
Page Up Navigera visningen av sidan uppåt
Page Down Navigera visningen av sidan nedåt
Tab Gå vidare till nästa fält
Shift + Tab Gå till förra fältet
Ctrl + Alt + Enter Sänd bilagan vidare till godkänning eller bilagsregistrering