Godkänning

1. Översikt Godkänning
Det finns fyra val när man kommer in i modulen Godkänning, tre som har att göra med hur man visar informationen och ett val som rör en bestämd bilaga.

Ikonen som ser ut som en mapp anger det olika visningsval för de bilagor som är tillgängliga i Godkänning. Det finns sex val Mina, Otilldelade, Tilldelade, Underkända, Godkända och Alla, som default ligger alltid Mina. Vilka som är synliga för den inloggade användaren beror på vilka behörigheter man har.

Mina; visar bilagor/fakturor som är klara för attest hos den inloggade användaren.

Otilldelade; visar bilagor/fakturor som inte har blivit tilldelad en person för attest.

Tilldelade; visar alla bilagor/fakturor som ligger för attest.

Underkända; visar bilagor/fakturor som blivit underkända

Godkända; visar bilagor/fakturor som blivit godkända

Alla; visar alla bilagor/fakturor oavsett status.

Ikonen med små fyrkanter visar en bildvisning av alla bilagor/fakturor med stämpelnummer i övre vänstra hörnet på varje enskild bilaga/faktura. Man väljer en bilaga/faktura genom att klicka på den och då kommer man till godkänningsbilden. Färgen som finns på övre vänstra hörnet under stämpelnummer bestämer vilken status den aktuella bilagan/fakturan har.

Orange; innebär att bilagan/fakturan inte har något tilldelad för attest. Man kan i godkänningsmodueln lägga till personer på godkänningslista för att få bilaga/fakturan i godkännings proceduret.

Vit; innebär att bilagan/fakturan ligger för attest hos en annan person än den inloggade användaren.

Blå; innebär att bilagan/fakturan ligger för attest hos den inloggade användaren.

Grön; innebär att bilagan/fakturan är attesterad och är redo att bokföras i Verifikationsregisteraren

Röd; innebär att bilagan/fakturan är underkänd eller raderad.

Ikonen med de horisontella strecken visar en tabellvisning av bilagorna/fakturorna som finns för behandling.

Varje rad är en bilaga/faktura och i början av varje finns det ett färgat streck. Detta streck följer samma färgkod som bildvisningen ovan. För att komma till godkänningsbilden dubbelklickar man på en rad.

Det är möjligt att ändra tabellvisningen utifrån egna preferenser, som tex ändra ordningsföljden på kolumnerna, sorteringen av radera samt välja vilka kolumner som ska vara synliga. För att ändra ordningsföljden på kolumnerna markerar man kolumnöverskriften håller ner musknappen och drar kolumnen ditt man vill ha den. Sorteringen ändras genom att dubbelklickar på kolumnöverskriften som man vill att den ska sortera efter. För att ändra vilka kolumner som ska visas måste man markera kolumnöverskriften så att man får fram en pil, markerar pilen och välja ”Kolumner” därefter bockar man för de kolumner man vill visa. Man kan även välja om man vill visa bilagorna/fakturorna i grupp (show in groups) samt och man vill gruppera från en vis kolumn (Group by this field).

Med mailikonen kan man välja att skicka en påminnelse till personen/personerna som ska attestera, detta gör man genom att först markera en rad och därefter klicka på mailikonen. Det kommer då att skickas ett epostmedelande till den e- postadress som finns inlagd på personen/personerna under Administration- Anställda.

2.Godkänningsbilden
När man har klickat på en bilaga i bildvisningen eller tabellvisningen kommer man till själva godkänningsbilden.

Överst på godkänningsbilden finns det en menylinje med valen:

Inbox; gör att man kommer tillbaka till översikten över bilagor i Godkänning.

Pil vänster; gå tillbaka till förra bilagan/fakturan som ligger för godkänning.

Pil höger; gå vidare till nästa bilaga/faktura som ligger för godkänning.

Längs till höger i menyvalen finns den en skrivare som ger en möjlighet att skriva ut bilagan/fakturan.

Resten av godkänningsbilden består av fem olika boxar:

Bilagsvisning; här visas bilagan/fakturan. Här kan man skrolla ner/upp för att se alla undersidor till bilagan/fakturan.

Egenskaper; visar information från den inskannade bilagan/fakturan, den information som man har angett på Mottag.

Verifikationsjournal; om man har konterat bilagan/fakturan i verifikationsregisteraren innan den skickades för attest, syns konteringen i denna box. Här kan man ändra på ordningsföljden på kolumnerna samt välja vilka kolumner som ska vara synliga.

Historik; visar historiken för den aktuella bilagan/fakturan, de senaste händelsen visas överst. Även här kan man ändra ordningsföljden på kolumnerna samt välja vilka kolumner som ska vara synliga.

Godkänningslista; visar hela godkänningslistan för denna bilaga/faktura. Om man har behörigheten kan man här ändra på godkännarlistan och lägga till personer för attest. Om man inte kan ändra på godkänningslistan måste man be administratören hos er att skicka ett mail till support@24sevenoffice.com för att lägga till behörigheten.

För att lägga till personer i godkänningslistan gå till Mottag.

3. Godkänna/underkänna en bilaga/faktura

Nederst i Godkänningsbilden finns det en menylinje med olika val man kan använda sig av vid behandlingen av aktuell bilaga/faktura.

Godkänn; godkänner bilagan/fakturan och den blir skickad till nästa person i godkänningslistan . Innan man klickar på Godkänn kan man lägga in en kommentar som skickas med till nästa person som ska attestera.

Avböj; underkänner bilagan/fakturan. För att underkänna måste man skriva in en kommentar.

Vidarebefordra; här finns två valmöjligheter, vidarebefordra eller vidarebefordra och godkänn. Denna menyval ger möjligheten att skicka bilagan/fakturan vidare för godkänning till en person som man lägger till. Man kan antingen välja att endast skicka vidare den och eller skicka vidare och godkänna.

Radera; detta menyval är bara aktuellt om bilagan/fakturan är underkänd och ger en möjligheten att skicka tillbaks bilagan/fakturan till Mottag (Tillbaka till Mottaget), radera bilagan/fakturan permanent (Radera) eller att arkivera den (Arkivera). Om man väljer att arkivera den så läggs den ”bakom” systemet med ett stämpelnummer som gör att bilagan/fakturan är sökbar i framtiden.