Det nya verifikationsflödet i 24SevenOffice – en introduktion

I flera år har det blivit spått att webbaserade system kommer att ta över för traditionell serverbaserade programvaror. I land som USA och England har det varit en enorm utveckling på denna front de sista 10 åren.

I Norden har denna spådda revolution påmint mer om en evolution. Grunden till detta är många och kanske lite ointressant just i detta sammanhang. Men det vi har sett de sista åren, är att denna trend är på gång och vända – och att det har vart en betydlig ökning i företag som börja använda, eller värdera, webbaserade programvaror.

Löpande ekonomisk översikt och effektivt bokföringsflöde är bl.a. viktiga gemensamma fokusområden för dessa grupper.

Speciellt har vi upplevt att chefer och redovisningskonsulter i företag, har fått upp ögonen för molnbaserade tjänster och alla fördelarna genom denna modell, från lågt kostnadsnivå – till flexibilitet, effektivitet och skalerbarhet. Löpande ekonomisk översikt och effektivt bokföringsflöde är bl.a. viktiga gemensamma fokusområden för dessa grupper.

Ekonomi- och bokföringsdelen har alltid stått centralt i 24Sevenoffice´s färdigintegrerade system. Inom en kort tid lanserar vi en storebror till vårt webbaserade ekonomi- och bokföringsprogram. Som nämnt i förra bloggposten har två viktiga nyckelprinciper vart centralt i utvecklingen; effektivitet och flexibilitet. Två principer som lägger till rätta för bättre arbetsflöde, interaktion och ekonomisk översikt.

Efter en grundlig analys och dialog med en rad olika kunder, kom vi fram till att mottaget av verifikationer, kontering och verifikationsregistreringen var de delar av ekonomi- och bokföringsprogrammet vi borde förbättra först. Det är här redovisningskonsulterna arbetar mesta delen av tiden – och kommunicerar med kunderna.

Det nya verifikationsflödet i 24SevenOffice

Vi såg snabbt att systemet hade förbättringspotential till nästa version:

– Processen var för omständig och innehöll onödigt många steg. De flesta av våra kunder som bokförde hade inga rutiner för godkänningsprocesser, och det blev därför onödigt att vara tvungen till att kontera en verifikation – innan man kunde bokföra dessa.

– Gränssnittet för godkänningen var för komplicerat för användare som enbart skulle in för att godkänna en faktura

– Man var begränsad till endast två godkännare och bara parallell godkänning.

– I praktiken kunde man göra det samma i både konterings- och bokföringsdelen, men i två olika gränssnitt, något som var onödigt.

– Systemet tacklar enbart en typ av filer för mottag av underlag.

– Man måste själv sätta igång hela processen, för att hämta in och OCR-läsa nya verifikationer, något som var en tidskrävande process.

– Generellt var det ingen möjlighet till att anpassa hur systemet fungerade – till det enskilda företagets behov.

– För nya kunder var processen med att komma igång för omständig, och det fanns flera felkällor.

På den andra sidan hade vi några helt klara fördelar:

– Många hanterade mottag, kontering och godkänning av verifikationer i ett eget system, eller i en avskild modul i regnskapsprogrammet. Vi hade då möjligheten till att skapa en process, som var integrerat från A till Ö, något som gav oss alla förutsättningar till att utveckla en bättre produkt.

– Sedan vi hade ett system till att förhålla oss till, kunde vi också skapa en lösning för att skicka in underlag in till systemet, som både var enkel och snabb och sätta i drift.

– Vi hade möjlighet till att bygga en generell tolkning av underlag, som kunde användas av alla användare.

Vision

Vår utgångspunkt då vi skulle utveckla och designa det nya verifikationsflödet, var att vi önskar att skapa ett system där vi utnyttjar de fördelar vi redan hade, samt att förbättra de delar av det existerande systemet vi inte var helt nöjd med.

Resultatet är att det nya verifikationsflödet är mycket mer effektivt och flexibelt, samt har en mycket tydligare metodik och logik.
Vår vision var att skapa Nordens snabbaste och mest flexiblaste in- och utgående verifikationsflöde. Det tycker vi själva att vi har lyckats bra med. ☺

I nästa artikel kan du läsa mer om de konkreta lösningarna vi har valt – och en införing i hur du får ut det bästa av det nya verifikationsflödet.