Ny version av systemet för Mottag, Godkänning och Bokföring

I tidigare artiklar har vi inriktat oss på vad vi har haft för fokus på utvecklingen och varför vi har valt att göra en helt ny version av systemet för Mottag, Godkänning och Bokföring. Nu när vi börjar närma oss lanseringspunkten, ska vi ge er lite mer inblick i hur vi har löst olika problemställning, och inte minst; vad du kan förvänta dig när du tar i bruk systemet.

Skicka in ett underlag

Man skickar in en verifikation till det nya mottaget i 24Sevenoffice genom att man sänder in den som en epost. Funktionen av insändning via epost har blivit betydligt bättre. Systemet anger en egen scanningsmailadress till varje klient. Till skillnad mot den gamla versionen betyder det att du inte behöver vänta på att få en epostadress upprättat innan du kan börja skicka in verifikationer. Verifikationer som skickas in kommer att OCR-läsas med en gång de mottages av systemet – och läggas klara för vidarebehandling, så snart den processen är färdig. Användaren slipper därför ”ladda ned” funktionen som existerade i den gamla versionen, där man måste vänta på att underlagen blir nedlastat och OCR-läst först.

En annan fördel är att systemet vet vilka klienter som har nya bilag i mottaget. Användare som har flera klienter kan därför via den nya översikten på dashboardet se vilka klienter som har inscvannade verifiaktioner linggande i mottaget. Man slipper då med andra ord att logga sig in i varje klient och trycka på Ladda ned som man var tvungen att göra tidigare.

Systemet haneterar nu över hundra olika typer av filer inkluderat EHF och PDF. Du behöver därför inte längre att skriva ut och scanna in filer som är på fel format, de kan sändas in rätt in i systemet.

All text som bir läst av OCR-tolken blir sparat och indexerat, detta gör att man på sikt ska kunna söka efter all text på en faktura.

Mottag verifikationer

Du kan nu till exempel, ta en bild av en verifikation eller kvitto med din mobiltelefon – och skicka direkt till mottaget i systemet.

Process

Det finns många olika sätt att behandla ett inscannat bilaga på. Vi har lagt upp tre processer.

– Verifikationen är godkänd i och med att det är inscannat. Verifikationen kan då behandlas i Mottaget och överföras direkt till Bokföringsmodulen. Vi kommer på sikt även inkludera en funktion som gör det möjligt att bokföra fakturorna direkt från Mottaget.

– Godkännare ska godkänna fakturan/kostnaden. Verifikationen skickas från Mottaget till Godkänning till en godkännare. När godkänningsprocessen är klar kommer verifiaktionen att lägga sig iBokföring för kontering.

– Godkännare ska godkänna faktura/kostnad och bokföringen. Den som konterar bokföringen plockar upp fakturan i Bokföringen och konterar, och sedan skickar den vidare till godkänning. Så snart en godkännare har gjort sitt jobb kommer bilaget att lägga sig i sepcialbunten Godkända verifikationer i Bokföringen.

För att kunna anpassa systemet till olika godkänningsprocesser är det utvecklat ett regelsätt som gör det möjligt att definiera regler anpassat för varje enskilt kunds behov. Vid lanseringspunkten kommer dessa regler att omfatta beloppsgränser, men framöver kommer detta att vidareutvecklas till att omfatta flera data som kan kopplas till verifikationen.

I och med att en i många tillfällen inte är nödvändigtvis vet vem som ska godkänna verifikationen, har vi lagt upp till att reglerna för ve som ska godkänna kan fungera på två olika sätt.

– Man vet utifrån underlaget av data på verifikationen vem som ska godkänna; systemet kommer då automatiskt att fylla ut godkänningslistan. För exempel kan du sätta en regel som säger att avdelningschefen ska läggas till som godännare på alla fakturor över 10.000 kr.

– Man vet att en verifikation ska godkännas, men det betyder inte nödvändigtvis att man vet vilken person som ska göra det. Reglerna kommer då att validera om kriterierna innan godkänning av fakturan är uppfyllt innan verifikationen kan godkännas. Om det inte är det, måste det vidaresändas. För exempelvis kan du sätta upp reglerna så att alla verifikationerna som har ett projektnummer, kan endast godkännas av projektledaren i organisationen.

Användare med flera företag

Om du jobbar med en koncernstruktur eller gör redovisning i flera olika firmor, är du beroende av att kunna skaffa dig en översikt i många firmor på en gång.
I det nya dashboardet har vi skapat två användbara funktioner som ger en snabb tillgång till den information du behöver. De som har ansvaret för att mottaga och bokföra har fått en egen widget som ger en översikt over var verifikationerna befinner sig i processen, och i alla firmor dessa är fördelat på. Själva godkänningsmodulen kan sättas upp så att upp får alla verifikationerna du har till godkänning på tvärs i olika firmor. Ta kontakt med Kundservice för att sätta upp denna funktion.

godkänningsmodulen

Kontering

Tidigare hade vi ett system med en egen funktion för just kontering av verifikationer. Denna funktionen kunde fort bli förvirrande, då man hade flera olika gränssnitt till att kontera verifikationer på – något som i många tillfällen var onödigt. Vi har nu samlat dessa funktionerna så att man kan göra all kontering i modulen som heter Bokföring. Användare med tillgång till Bokföring kan också godkänna verifiaktioner från denna modul.

Logg

Alla steg en verifikation går igenom – från det att det skickas in till att det är färdig bokfört, blir loggfört. Kommentarer som blir dit lagt under vägen kommer också in i denna logg, så att man har all information tillgänglig när man senare ska gå tillbaka till en verifikation.

Arkivering

Om man har råkat scanna in ett underlag som man kommer på senare inte ska bokföras, men man vill fortfarande ha kvar det i systemet, så har vi nu lagt in en arkivfunktion. Denna gör att man kan lägga dessa verifikationerna i ett arkiv utan att radera de, för eventuell framtidig dokumentation, och på så sätt blir det inga hål i stämpelnummerserien.

Skicka gärna frågor eller kommentarer till ef@24sevenoffice.com om du har något på hjärtat.

I denna bloggpost kan du läsa mer om nyttiga tips & tricks i det nya verifikationsflödet!
Kolla in Tips & Tricks här!